Causas de Suspensión de tu certificación en NORMAS ISO
¿Por qué Razón
se Puede Suspender
tu Certificación?
Requisitos previos para la certificación
Antes de iniciar el proceso de certificación, la organización debe tener implementado un sistema de gestión. Se debe realizar una auditoría interna para garantizar que todo esté en orden y así cumplir con los requisitos necesarios para evitar la suspensión de la certificación.
Auditorías de vigilancia tras la certificación
Después de obtener la certificación, la organización estará sujeta a auditorías de vigilancia, generalmente dos, durante los tres años de vigencia. Estas auditorías aseguran que la empresa siga cumpliendo con los estándares de la norma.
Acciones correctivas en caso de incumplimientos
Si durante las auditorías de vigilancia se detecta algún incumplimiento, es necesario implementar planes de acción correctivos para subsanarlo y así mantener la certificación vigente.
Consecuencias de no realizar auditorías de vigilancia
La falta de auditorías de vigilancia en el tiempo estipulado puede llevar a la suspensión o cancelación de la certificación. El plazo máximo es de seis meses, y si se excede, la certificación puede ser cancelada.
¿Qué es una Suspensión de Certificación?
La suspensión implica la invalidación temporal o definitiva de tu certificado. Durante el período de suspensión, tu certificado no será válido y, además, está prohibido utilizar cualquier material publicitario que haga referencia a la certificación.
Segunda Razón
para la Suspensión:
No Conformidades
Otra causa común de suspensión es la existencia de no conformidades. Dependiendo de su gravedad y del seguimiento que les des, estas no conformidades pueden llevar a la suspensión o incluso a la cancelación de tu certificación. Existen dos tipos de no conformidades:
No Conformidad Mayor:
Este tipo de no conformidad implica que tu organización está incumpliendo un requisito crítico de la norma, lo que afecta directamente el sistema de gestión. Se considera un incumplimiento grave y puede comprometer la satisfacción del cliente o el producto/servicio que ofrece tu organización.
No Conformidad Menor:
Aunque no afecta directamente al producto o servicio, se trata de un incumplimiento parcial que genera deficiencias en el sistema de gestión. Aunque es menos grave que una no conformidad mayor, tres o más no conformidades menores pueden ser consideradas como una no conformidad mayor si no se gestionan adecuadamente.
Oportunidad de mejora
El auditor puede identificar áreas que requieren atención especial y que, si no se corrigen, podrían derivar en no conformidades. Se recomienda desarrollar un plan de acción para mejorar esos puntos y prevenir problemas futuros.
¿Es Necesario Revisar y Actuar Ante las No Conformidades?
¿Cómo Tratar las No Conformidades?
Existen varios enfoques para abordar las no conformidades. Tu organización puede utilizar herramientas como:
- Lluvia de ideas
- Visualización de procesos
- Análisis de causas raíz
- Diagrama de Ishikawa (espina de pescado)
- Los cinco porqués, entre otros
Procedimiento Propuesto por la EMA
Describir la no conformidad
Identificar la causa raíz
Investigar las razones detrás de la no conformidad
Describir la acción correctiva que se implementó para prevenir recurrencias
Asignar un responsable para la implementación de las acciones correctivas
Definir una fecha límite para la implementación
Monitorear el progreso y los resultados de la acción correctiva
Análisis Causa Raíz
El análisis de causa raíz es una herramienta de resolución de problemas que ayuda a identificar la causa fundamental de los problemas. Al corregir las causas raíz, en lugar de solo tratar los síntomas, se evita que los problemas se repitan. Este análisis, cuando se realiza de manera constante, se convierte en un método proactivo, ya que permite anticipar riesgos y prevenir futuros incidentes.
Una vez concluido el análisis, es importante reunir al equipo involucrado para revisar los resultados y asegurarse de que la no conformidad no vuelva a ocurrir. Además, se deben identificar oportunidades de mejora para optimizar los procesos y fomentar la mejora continua.